Estrategia TI

Las mejores prácticas en Information Governance

El contar con tecnología y con un personal capacitado para manejarla es sumamente importante en cualquier empresa o institución. Sin embargo, no siempre es suficiente contar con los mejores equipos, especialmente en las grandes instituciones.

Por lo general, es necesario contar con buenas prácticas de Information Governance (IG) capaz de gestionar todos los aspectos relacionados con el manejo de las tecnologías de la información.

Tanta es la importancia de la incorporación de procesos de administración de la información, que en encuestas realizadas a una buena cantidad de empresas se pudo constatar que la mayoría de estas han implementado un programa de gestión de la información, mientras que otras están desarrollando planes para poder implementar algún programa relacionado.

Lo que hace falta para poder poner en marcha una IG

Aunque la IG es muy importante para el desarrollo de las empresas, para poder implementar alguno de sus programas es necesario realizar una buena inversión. Inversión que engloba el tener que estudiar la situación de la empresa, tomando en cuenta cada una de las dependencias. Luego, desarrollar un plan de acción, invertir en la nueva infraestructura y poner en marcha todo.

Un aspecto que en varias empresas dejan pasar por alto es la inspección y supervisión del proyecto, para que los resultados puedan ser observados a largo plazo. Este es el principal motivo del fracaso de algunos programas que se han puesto a prueba. Dejando en evidencia que no ha fallado la IG como tal, sino el descuido humano, por sobreestimar el potencial del proyecto.

Algunos puntos importantes para ser exitosos en nuestros proyectos de IG son los que a continuación vamos a desarrollar. Ponerlos en práctica implica un éxito garantizado en su empresa o cualquier otra organización:

Soporte multifuncional

Para ser exitosos, los programas de IG deben integrar a los departamentos de TI, de seguridad, administrativos y demás, para que puedan funcionar en conjunto. De esa forma, poder determinar las secciones que deben ser racionalizadas.

Patrocinio ejecutivo

Un proyecto de IG no puede ser completamente exitoso si no recibe el patrocinio necesario de la junta directiva de la empresa. Para poder lograr esto, es necesario poder comunicar al alto mando de la organización, todos los beneficios que traen consigo la ejecución de esta clase de proyectos.

Gestión del cambio

En los programas de IG es necesario implementar cambios en las secciones que se convenga hagan falta. Sin embargo, el cambio no siempre será bien recibido por todos, especialmente en organizaciones grandes, por lo que se debe procurar contar con un buen plan de transición, que sirva como vehículo para asumir los cambios necesarios en la empresa.

Formación

Todo el personal de la empresa debe estar preparado para poder asumir los nuevos cambios que se llevaran a cabo, es por ello que la formación y preparación de los mismo es una pieza clave en toda esta dinámica.

Puesta en marcha de tecnología estratégica

La tecnología estratégica es aquella en la cual se puedan integrar cada uno de los departamentos de la empresa. Deben integrarse en esta estrategia los departamentos legales, de descubrimiento electrónico, los registros y TI, por poner un ejemplo.

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